Le coût de la gestion des caisses d’espèces dans les Établissements Médico-Sociaux est tout simplement énorme. Aucun organisme, public ou privé, petit ou grand, ne devrait aujourd’hui perdre son temps à gérer des espèces à la main. Entre 20 heures et 40 heures par mois, par établissement, sont passés à « jouer à la marchande ». Qui peut aujourd’hui se permettre de dépenser encore de l’argent sur des tâches que tout le monde qualifie de « faible valeur » ? Existe-t-il des services de paiement adaptés au besoin des Établissements Médico-Sociaux ?
La gestion des caisses d’espèces dans le médico-social est une perte de temps
Commençons par l’estimation du temps perdu. Aucun Directeur des Affaires Financières ni aucun comptable ne vous diront le contraire. Manipuler des espèces est une tannée. Ils le disent eux-mêmes, « On joue à la marchande ». Quand on demande aux responsables comptables : sur une échelle de 0 à 10, à combien jugez-vous pénible cette gestion ? Ils répondent presque à l’unisson 10. Nous ne l’inventons pas.
Lisez l’article sur les heures perdues de la gestion des caisses d’espèces. Nous y détaillons les étapes et manipulations retrouvées communément dans des Maisons d’Accueil Spécialisées. Chaque étape est associée à un nombre de minutes estimées. Rapportées au mois, cela nous donne une estimation du temps passé. On peut dire que le résultat est éloquent. Le personnel dans son ensemble perde entre 20 heures et 40 heures par mois à gérer les caisses d’espèces.
Le coût de la gestion des caisses d’espèces dans les Établissements Médico-Sociaux
Perdre du temps c’est une chose. Mais quand on associe ces heures aux salaires des éducateurs, responsables comptables et DAF, les compteurs montent. Prenez 30 heures en moyennes de temps passés dans un établissement. Un éducateur spécialisé gagne entre 1500€ et 1900€ net par mois. Soit un coût employeur moyen de 2500 euros, donc un taux horaire de 25€. La dépense horaire totale (coût employeur) pour un responsable comptable est en moyenne de 35€ par heure. Quant au DAF, selon notre calcul, on arrive à 52€ par heure (coût employeur total de 87k€ par an / 12 mois / 140 heures).
Nous ne nous sommes pas amusés à pondérer les interventions de chacun d’entre eux. Tout de même, le responsable comptable est la personne la plus ennuyée de l’affaire. Les directeurs financiers s’arrachent les cheveux une fois par mois et un peu plus longtemps à la fin de l’année.
Si l’on prend un taux horaire comprenant les cotisations sociales, on pourrait estimer que le taux horaire moyen pour gérer une caisse est de 40€. Multipliez par 30 heures chaque mois. Nous obtenons la somme de 1200€ par mois.
1200€ en moyenne, c’est le coût de la gestion des caisses d’espèces dans les établissements médico-sociaux. Soit 14 000€ par an. Pour chaque organisme gestionnaire, il y a plusieurs établissements. Souvent même une dizaine voire plusieurs dizaines d’établissements.
Au niveau national, il y a un peu plus de 1000 Foyers d’Accueil Médicalisés. Nous pensons que chacun d’entre eux a sur place un système de caisse d’espèces. C’est donc plus de 14 millions d’euros qui pourraient être dépensés à faire des tâches plus utiles.
Le numérique au service des Établissements Médico-Sociaux
La digitalisation des paiements en Établissement Médico-Social prend enfin tout son sens. Les économies à faire sont importantes. Ezio est la carte de paiement sécurisée du médico-social. Nous avons créé une solution de paiement et de suivi de dépenses spécialement pour les Foyers d’Accueil Médicalisés, les Maisons d’Accueil Spécialisées et les Maison d’Enfants à Caractère Social.