Avec l’avènement des technologies numériques, le secteur médico-social dans le champ du handicap se trouve à la croisée des chemins. Parmi les possibilités offertes, la digitalisation des paiements en établissement médico-social n’est plus une option. Supprimer les caisses d’espèces devient une nécessité. Le digital offre aujourd’hui des moyens pour une gestion plus sûre, transparente et efficace des finances.
La culture de l’innovation dans le secteur médico-social
Le secteur médico-social n’échappe pas à la pression générale véhiculée par les acteurs du numérique. Dans n’importe quel secteur, la transformation numérique est à l’œuvre, que l’on soit pour ou contre. Elle est stimulée par la nécessité d’améliorer continuellement la qualité des services offerts.
Cependant, cette quête d’innovation se heurte souvent à des résistances au changement, naturelle et spontanée, mais aussi argumentée. Ces résistances peuvent provenir de diverses sources : une méfiance envers les nouvelles technologies, la crainte d’une déshumanisation des soins, ou encore des obstacles pratiques comme le manque de formation ou de ressources.
Pour surmonter ces défis, il est essentiel d’accompagner le changement avec une approche inclusive. Nous ne pouvons forcer personne, mais nous pouvons donner envie. Le numérique et les nouvelles technologies portent en eux un imaginaire qui n’est pas en phase avec la réalité. Ils sont plus fantasmés. Alors que leurs usages sont réellement au service de l’amélioration des métiers et des tâches. Les nouvelles technologies remplissent une fonction précise, remplaçant des usages répétitifs et « laborieux ».
Pour mettre en place des nouvelles technologies, nous constatons que le plus dur est la conduite du changement. Car une fois installée et pratiquée, ces évolutions comportementales entrent dans l’habitude. Elles remplacent peu à peu les anciennes habitudes pour créer de nouvelles routines.
Cette conduite du changement est ainsi réalisée en mettant l’accent sur la formation. Passer du temps à démontrer comment la technologie peut enrichir, plutôt que remplacer le contact humain et l’expertise dans le secteur.
Les Défis de la Gestion des Espèces dans les Établissements Médico-Sociaux
Cas d’usage réel
Imaginez un responsable comptable dans Établissement Médico-Social. Pour gérer l’argent des résidents, il récupère leurs cartes bancaires chaque début de mois. Tout d’abord, il les place dans des enveloppes séparées et note les codes PIN sur ces mêmes enveloppes. Puis prend sa voiture et part à la banque trouver un distributeur de billets. Enfin, il passe chaque carte dans le DAB et retire de l’argent.
Ce scénario est tiré d’une conversation avec un responsable Foyers d’Accueil Médicalisés. Bien que réel, ce cas de figure soulève des questions de sécurité et d’efficacité. Les risques de perte, de vol ou d’erreur sont réels. La charge de travail est bien trop grande pour cette si petite tâche. Surtout à l’ère des nouvelles technologies.
Revenu au sein de son établissement, il dépose les enveloppes dans un coffre fort. Désormais, chaque fois qu’un résident a besoin d’argent pour aller s’acheter quelque chose, un éducateur doit se présenter avec cette personne pour retirer l’enveloppe avec les espèces. Avant de pouvoir partir avec les espèces, il doit signer un bon de sortie. Une fois qu’il revient, il remet la monnaie au responsable comptable. Tous les deux, il comptabilise l’exactitude du rendu de monnaie. L’éducateur signe un document attestant qu’il a bien remis les espèces.
Le travail pour le responsable comptable continue. Il doit saisir sur un tableau Excel ou un document papier les entrées et les sorties d’argent. Il doit récupérer l’ensemble des justificatifs de chaque paiement. Enfin il saisit chaque mois l’ensemble des entrées et sorties sur un logiciel comptable ou un tableau Excel de suivi des dépenses des résidents. Ces documents sont nécessaires en cas de contrôle par les responsables légaux et la famille.
La nécessaire Digitalisation des Paiements en Établissement Médico-Social
Le cas de usage présenté précédemment est révélateur de la nécessité de faire évoluer les pratiques. La digitalisation des paiements en établissement médico-social est désormais possible grâce a des outils numériques.
Elle assure une meilleure traçabilité des transactions, réduit les risques de fraude et simplifie la gestion comptable. De plus, elle offre une gestion individualisée des fonds, renforçant la confiance et la transparence.
Les systèmes numériques, à l’instar de ceux proposés par EZIO, garantissent une sécurité accrue. Ils éliminent le besoin de manipuler physiquement des espèces ou des informations sensibles, réduisant ainsi le risque de vol ou de perte. La confidentialité des résidents est mieux préservée.
Efficacité et Transparence dans la Gestion des Fonds
Avec la digitalisation des paiements en établissement médico-social, la gestion des fonds devient plus rapide. Les transactions s’enregistre en temps réel, offrant une vue claire de la situation financière des résidents, et facilitant le suivi et la comptabilité.
Il est désormais possible de prêter des cartes de paiement à chaque éducateur. À chaque paiement, il est désormais possible de voir quel éducateur a fait quelles dépenses, quel jour et à quelle heure. L’éducateur prend en photo les justificatifs de paiement immédiatement après le paiement. Cette comptabilité « au fil de l’eau » et certainement la pratique la plus efficace pour justifier les paiements. Cette nouvelle habitude, rendue possible par la technologie, créer de nouvelles routines. Une fois adoptée cette nouvelle méthode devient la norme et personne ne veut revenir en arrière.
Le temps gagné par ses nouvelles pratiques est très important. D’autant plus dans un secteur qui fonctionne avec une masse salariale entre 60 et 80 %. Les heures perdues de la gestion des caisses d’espèces sont désormais utilisées pour des tâches à plus haute valeur ajoutée.
L’avenir de la digitalisation dans le secteur médico-social est prometteur. Les tendances actuelles indiquent une adoption croissante de ces technologies. EZIO, en tant que solution de paiement innovante, s’aligne parfaitement avec ces évolutions.
La digitalisation des paiements en établissement médico-social est une étape indispensable vers une gestion financière optimisée. Les établissements qui adoptent ces technologies améliorent non seulement leur gestion financière, mais aussi la qualité de vie de leurs résidents.