Dans le domaine médico-social, la gestion des caisses d’espèces représente un sujet important d’amélioration. Bien qu’essentielle, cette gestion s’avère être une source considérable de dépenses de temps et d’argent. De nombreuses personnes sont impliquées, des éducateurs aux Directeur des Affaires Financières.
Cet article est fondé sur une étude détaillée des tâches d’un responsable comptable dans un établissement médico-social. En effet, nous avons passé du temps à décortiquer les tâches pour gérer ces caisses. D’un côté, elle révèle l’ampleur des heures perdues dans la gestion des caisses d’espèces. De l’autre elle souligne la nécessité de les supprimer.
La gestion des caisses d’espèces: un labyrinthe de tâches chronophages
La catégorisation des tâches met en lumière trois grands axes :
1 – L’approvisionnement de la caisse,
2 – le traitement des demandes,
3 – la comptabilité.
Chacune de ces catégories comporte des sous-tâches spécifiques, qui, cumulées, forment un ensemble complexe et exigeant.
On pourrait classifier ainsi les tâches effectuées pour la gestion des caisses d’espèces :
- Préparation et approvisionnement de la caisse
- Préparation du courrier pour la banque : Cette tâche implique la rédaction et l’organisation des documents nécessaires pour le retrait d’argent. Elle implique le responsable comptable mais également le ou la directrice d’établissement, qui doit signer le document.
- Retrait d’argent à la banque. Cette étape concerne le déplacement physique à la banque pour retirer l’argent nécessaire à l’approvisionnement de la caisse. Ce temps est plus ou moins long en fonction de la position géographique de l’établissement.
- Gestion des demandes et distribution des Fonds
- Réception et traitement des demandes d’argent. Gestion des emails et demande papiers venant des éducateurs spécialisés, demandant des fonds pour les résidents.
- Préparation des enveloppes d’argent : Cette tâche consiste à organiser et distribuer l’argent en espèces selon les demandes reçues.
- Suivi comptable et enregistrement des transactions
- Enregistrement des transactions de retrait à la banque. Cette étape implique la saisie comptable du retrait d’argent effectué à la banque.
- Suivi des entrées et sorties d’argent de la caisse. Il s’agit de la gestion et de la documentation des flux de trésorerie en espèces, pour assurer un suivi précis des fonds.
- Maintenance et réconciliation comptable
- Vérification périodique du solde de la caisse : Cette tâche consiste à contrôler régulièrement le montant d’argent présent dans la caisse pour garantir son exactitude.
- Rapprochement des comptes : Il s’agit de l’activité de réconciliation des enregistrements comptables avec les mouvements réels d’argent pour assurer la cohérence et l’intégrité des données financières.
Évaluation des heures perdues de la gestion des caisses d’espèces
Le coût de la gestion des caisses d’espèces dans les Établissements Médico-Sociaux est un aspect souvent négligé mais crucial. En considérant le salaire moyen d’un responsable comptable, les 30 heures mensuelles moyennes consacrées à cette tâche se traduisent par un coût significatif pour l’établissement.
Par exemple, si l’on estime le salaire horaire à 25 euros, le coût mensuel s’élève à 750 euros. Rapporté à l’année, c’est 9 000 euros perdus. Cette somme représente une dépense considérable pour une tâche administrative à si faible valeur ajoutée.
Vers une gestion optimisée
Face à ce constat, il devient impératif d’explorer des solutions innovantes. L’introduction de logiciels de paiement et de suivi tels qu’Ezio réduirons significativement le temps consacré à ces tâches. Une telle approche permettrait non seulement d’économiser du temps et de l’argent mais également d’améliorer la précision et la transparence des transactions.
En conclusion, la gestion des caisses d’espèces dans le secteur médico-social est une tâche essentielle. Cependant, elle est souvent sous-évaluée en termes de temps et de coût. L’étude de cas présentée ici met en lumière l’urgence d’une réforme dans ce domaine. L’objectif est simple : optimiser les ressources et améliorer l’efficacité globale de la gestion financière.