Le problème des caisses d’espèces dans le médico-social est un problème ancien. Jamais résolu à ce jour. Les établissements accueillant des personnes polyhandicapées vivent ce particulièrement mal ce problème. Ce système, est profondément ancré dans les pratiques, faute de solution. Mais, l’évidence vous saute déjà eux yeux, n’est-ce pas ? Insécurité générale, pertes de temps très importantes et donc des dépenses humaines inutiles. A l’heure du numérique, l’efficience est à portée de clic.
Comprendre le problème des caisses d’espèces dans le médico-social
Le problème des caisses d’espèces dans le médico-social concerne la plupart du temps deux aspects majeurs de l’activité. Le premier est la gestion des dépenses de l’établissement pour les activités des résidents. Le deuxième, la gestion de l’argent personnel des résidents handicapés. Dans les deux cas de figures, les Établissements Médico-Sociaux ont mis en place une organisation via des caisses d’espèces. Dans les deux cas, cela entraîne de la complexité de gestion, de l’insécurité et de nombreuses perdues.
Gestion des dépenses de l’établissement pour les activités
La mission principale des Établissements Médico-Sociaux est d’accompagner les résidents en situation de handicap dans leur projet de vie. Ils assurent cette mission dans un cadre sécurisé et bienveillant. Parmi les nombreuses facettes de cet accompagnement, les Établissements Médico-Sociaux peuvent allouer un budget d’activité qu’ils financent. Il s’agit souvent de sorties au restaurant, au cinéma, parc de jeux, sorties nature, etc.
Les fonds pour les activités des résidents sont souvent retirés en espèces et stockés dans des caisses métalliques. Ce processus oblige les responsables financiers à effectuer des retraits fréquents à la banque, puis à stocker cet argent dans un coffre-fort, une méthode typique du problème des caisses d’espèces dans le médico-social.
Gestion de l’argent personnel des résidents
Un aspect encore plus complexe du problème des caisses d’espèces dans le médico-social est la gestion de l’argent personnel des résidents. Cette gestion est souvent stipulée dans le règlement intérieur, signé par les familles, bien que les explications sur son fonctionnement soient généralement génériques. Face à cette complexité et à la charge de travail associée, de nombreux établissements s’interrogent sur la pertinence de continuer à gérer l’argent personnel des résidents. Ils envisagent de transférer cette responsabilité aux tuteurs légaux ou aux aidants familiaux.
Les conséquences du problème des caisses d’espèces dans le médico-social
Le système actuel de gestion des espèces est non seulement archaïque mais aussi extrêmement coûteux en termes de temps et d’efforts. Les responsables et éducateurs perdent des dizaines d’heures chaque mois à gérer les entrées et sorties d’espèces, sans parler de la comptabilisation et du suivi.
Les heures perdues de la gestion des caisses d’espèces pèsent significativement sur le budget de chaque établissement. Il suffit pour s’en rendre compte de multiplier le nombre d’heures passées par le taux horaire (avec cotisations) des personnes impliquées dans cette gestion. L’estimation que nous avons faite est assez éloquente puisque chaque établissement perd entre 600€ et 1500€ par mois. Souvent, les structures médico-sociales spécialisées dans le handicap ont la responsabilité de plusieurs établissements. Le potentiel d’économie globale devient donc très important.
Supprimer le problème des caisses d’espèces dans le médico-social grâce au numérique
Face à ce défi, des solutions innovantes comme les systèmes de paiement et de suivi de paiement numériques proposés par Ezio émergent. Ces systèmes offrent une traçabilité complète, réduisent les erreurs, et libèrent un temps précieux pour les responsables et éducateurs. Ezio est d’ailleurs née de ce constat et a décidé de créer un logiciel dédié.
En conclusion, le problème des caisses d’espèces dans le médico-social, en particulier la gestion de l’argent personnel des résidents, est un héritage du passé qui pèse lourd sur l’efficacité et la sécurité des établissements médico-sociaux. La transition vers des solutions numériques promet une gestion financière plus efficace, transparente et sécurisée, pour le bien-être des résidents et le fonctionnement optimal des établissements.