Simplifier les dépenses des courses dans les services à la personne

Aujourd’hui et partout en France, chaque fois qu’un Agent Educatif et Social (AES) en établissement d’accueil doit effectuer des dépenses pour des personnes en perte d’autonomie, il le fait avec les moyens du bord mis en place, faute de mieux.

Les situations que nous pouvons observer dans les Foyers d’Accueil Spécialisés, Maisons d’Accueil Spécialisées, MECS et Foyers d’Hébergement sont les suivantes et posent des questions à la fois de sécurité et d’efficience :

• Il est souvent question de caisse d’argent en espèce, placée dans un coffre,
• qu’il faut alimenter en retirant des sommes importantes chaque mois.
• Cet argent provient du compte en banque de l’établissement ou des résidents et de leur famille qui « confient » leur carte bancaire ou effectuent des virement réguliers.
• Parfois les cartes des résidents sont utilisées pour aller retirer l’argent en distributeur (les codes PIN sont notés sur des enveloppes).
• Pour chaque dépense qu’un résident souhaite réaliser pour ses besoins personnels, un AES se présente au bureau de la comptabilité,
• Un bordereau de remise d’espèce est signé.
• Après la dépense, les espèces sont rapportées avec le justificatif, recomptées puis saisies dans un tableau excel par un.e responsable comptable, ou dans un premier logiciel de gestion des résidents, puis éventuellement saisies une nouvelle fois dans le logiciel comptable de l’établissement.
• l’AES doit parfois noter ses dépenses sur une feuille papier et conserver les justificatifs pour les rapporter en fin de mois, afin qu’elles soient saisies.
• Les comptes sont réapprovisionnés soit par l’établissement, soit en demandant aux familles de faire des virements ou des chèques, qu’il faut parfois relancer.

Nous savons que c’est un sujet dont la complexité, même si elle est maîtrisée avec des outils dits traditionnels et non adaptés, présente de nombreux problèmes (sécurité, légalité, perte de temps administratives importantes) et que vous aimeriez peut-être vous libérer de la gestion des caisses d’espèces. Il y a effectivement plus simple et plus sécurisé.

C’est ce dont nous parlerons lors de ce webinar.