La prestation de courses dans les services à la personne fait partie des nombreuses interventions possibles au domicile. Mais comment payer les courses des clients ? Les nouvelles technologies de paiement étant encore récentes, le secteur a dû user d’ingéniosité pour satisfaire les besoins des personnes en situations de perte d’autonomie tout en veillant à la bonne gestion de l’argent. Aujourd’hui, Ezio propose une méthode simple et efficace, qui pourrait devenir prochainement le nouveau standard de qualité dans le métier.
Les courses dans les services à la personne
Parmi les 26 prestations à domicile définies par les instances sociales, les courses à domicile consistent à demander à un intervenant de réaliser l’ensemble des achats qui nécessitent de sortir de chez soi. Pharmarcie, marché, boulangerie, supermarché, tout est possible. Les acteurs de l’aide à domicile peuvent répondre à l’ensemble des nécessités qui se présentent, même l’achat du micro-onde en cas de panne irréversible.
Si cette prestation de courses dans les services à la personne n’est pas la prestation phare, il n’empêche qu’elle permet à des centaines de milliers de personnes de pouvoir vivre chez elles et de continuer à festoyer chaque jour.
Concrètement, comment se passe-t-elle ? Les intervenant.es se rendent la plupart du temps au domicile des clients. Ils et elles discutent des achats à effectuer puis partent en courses. Après les courses, les intervenant.es repassent au domicile apporter les courses. Et voilà.
Mais pas si vite. Comment sont payées les courses ? C’est là que les complexités apparaissent et chaque établissement de services à la personne s’est jusqu’ici organisé avec sa propre méthode. Plus ou moins efficacement, force est de le constater. Sur la base d’une confiance construite avec le temps, indéniablement.
Le paiement des courses dans les services à la personne
Il n’y pas trente-six moyens de payer les courses. Soit c’est le client ou sa famille qui fournissent l’argent, soit c’est l’établissement ou l’employé du particulier-employeur qui avance l’argent, puis re-facture. Quand c’est le client qui avance l’argent, soit ce sont des espèces, un chèque signé ou la carte bancaire avec le code pin qui sont remis à l’intervenant.
Certains refusent de voir le risque, parce que tout est allé bien jusque là. D’autres ont arrêté des prestations de courses parce qu’il y a eu des vols parmi les intervenants. Entre les deux, certains ont trouvé la parade pour ne pas avoir à utiliser les moyens de paiements personnels des clients. Mais à quel prix ? Il y a toujours la possibilité chronophage de faire passer les intervenants au bureau pour récupérer un moyen de paiement fourni par l’employeur. Puis de repartir au domicile du client. Puis de revenir au bureau une fois les courses effectuées pour redéposer le moyen de paiement ou les espèces. L’histoire ne s’arrête pas là. Car cette avance de frais, il faut bien la récupérer, en établissant des factures aux clients pour chaque courses. Autre méthode régulièrement employée. Demandez aux aidants familiaux d’ouvrir des comptes courses dans les magasins. S’ils acceptent, l’intervenant n’a pas besoin de payer en caisse car le magasin envoie la facture au client ou sa famille directement pour règlement. Seuls les supermarchés dans les petites villes ou villages le font encore. Mais de moins en moins. Surtout, cela limite terriblement les endroits où faire des achats.
Ezio est arrivé, spécialement pour les SAP
Entendant à plusieurs reprises les frasques du paiement des courses dans les services à la personne (SAP), nous avons imaginé Ezio. C’est une solution en ligne qui permet de sécuriser et simplifier le paiement des courses effectuées pour les personnes vulnérables. Chaque prestataire qui auraient dans ses missions de réaliser des achats au quotidien pour des personnes en situation de perte d’autonomie utilise désormais nos cartes de paiement, pilotées par un logiciel.
Chaque client bénéficiaire se voit donc ouvrir un « compte course » en quelques clics. Pour alimenter ce compte courses, il signe un mandat de prélèvement SEPA. Un premier dépôt est effectué, qui permet ensuite de créditer les cartes. Chaque intervenant se voit remettre une carte. Et à chaque course, il est demandé à ce dernier de dire dans une application mobile pour qui les courses ont été faites et de faire une photo du ticket de caisse. Tous les paiements des intervenants sont remontés en temps réel dans le logiciel en ligne. Il est donc possible de savoir qui à fait les achats, la date et l’heure, pour quel client et de voir le justificatif associé. Un peu comme un gestionnaire de note de frais utilisé dans les entreprises pour défrayer des salariés. Mais en plus adapté aux aidants professionnels. Les clients sont ensuite prélevés du montant des courses pour remettre leur compte courses à l’équilibre.
Ezio ne s’arrête pas à sécuriser les intervenants et les clients. Cette solution permet également d’ouvrir des accès aux aidants familiaux autorisés et aux représentants légaux (tuteurs, mandataires judiciaires). Ces derniers peuvent ainsi avoir une vue sur l’ensemble des achats réalisés pour les personnes aidées. Pour les services de tutelle, le gain de temps est important et notable.
Vers un nouveau standard de qualité
Ne plus utiliser l’argent ou les moyens de paiement personnels lors des courses dans les services à la personne, c’est désormais possible. Les bénéfices sont importants. Aux premiers rangs desquelles la sécurité des intervenants, des clients et la transparence pour les aidants familiaux. Deuxièmement, le gain de temps généré par l’uniformisation de la méthode. Le cas par cas est prenant et soumis à son lot de surprises, qu’il faut bien gérer. Il en va du bien-être des personnes aidés. Les intervenants et les équipes se démènent toujours pour trouver des solutions, dans l’intérêt des clients. Même si cela leur coûte, c’est toujours ce qu’ils font car c’est un métier ou l’humanité est reine. Mais ce dévouement ne doit pas nuire à la qualité de travail et de vie de ces acteurs du bien vieillir.
Enfin, et non des moindres. L’avantage d’une solution comme Ezio est de rendre les intervenants autonomes. Muni d’une carte de paiement et d’une application mobile, la méthode de paiement est toujours la même. La procédure pour détailler le paiement (clients et photo du tickets de caisse) est toujours la même. Les options pour créditer les cartes de paiement automatique sont inclues dans le logiciel en ligne. Les responsables de secteur n’ont plus qu’un « oeil à jeter » sur le suivi des prélèvements en fin de journée. Encore que. L’autonomie totale des intervenants est possible, sans intervention des cadres de secteurs, par des options de prélèvements automatiques. Le contrôle à posteriori est toujours possible, en cas de problème. Les détails de paiement sont enregistrés et permettent de mettre les intervenants face à leur responsabilité en cas de problème. C’est aussi ça l’autonomie. Elle permet de responsabiliser encore d’avantage.
Nous ne disons pas qu’Ezio est le nouveau standard de qualité pour le paiement des courses dans les services à la personne. Mais nous y contribuons avec cette innovation métier. Il y a un avant et un après dans les services à la personne. Nos clients pourront vous dire tout le bien que la mise en place de cette nouvelle logique leur a apporté. Et pourquoi ils ne voudraient pas revenir à la situation d’avant.